Wir möchten unser Wissen aus über 30 Jahren Zeltlager teilen und Euch hier ein paar Tipps zur Zeltlager – Planung und Organisation geben bzw. unsere Planungsunterlagen zur Verfügung stellen:

Viele Prozesse und Strukturen im Zeltlager sind Jahr für Jahr gleich. Jedoch wechselt mit der Zeit das Team und jede neue Lagerleitung steht vor der großen Aufgabe das erste Mal ein Zeltlager zu organisieren.

Strukturen
Deshalb haben wir nachhaltige Strukturen definiert und eingeführt:
Die Lagerleitung wird unterstützt durch das Orga-Team, welches sich aus alten Lagerleitungen zusammensetzt. Sie gemeinsam übernehmen die „Aufgaben einer Lagerleitung“ (siehe Aufgaben einer Lagerleitung).
Anfang des Jahres findet das Finanzkompetenztreffen mit Mitgliedern des Orga-Teams, dem Materialwart, dem Kassenwart sowie erfahrenen Lagerteilnehmern und einem Mitglied des Verwaltungsrates statt. Es wird die Abrechnung der Zeltlager-Kasse des vergangenen Jahres diskutiert, aktuelle Anschaffungen geplant sowie Herausforderungen besprochen (siehe Finanzen).
Außerdem wird das Team in die Planung mit einbezogen, indem Arbeitskreise gebildet werden. Arbeitskreise können sein: AK Anmeldung, Spiele, Küche, Liedermappen, Material, Jugendlager, Feedback, Spendenaktion, Medien, Öffentlichkeitsarbeit etc.
Damit auch neue Gruppenleiter und Teammitglieder wissen, was ihre Aufgaben im Zeltlager sind, haben wir Profilbilder & Best Practices (siehe Profilbilder & Best Practices) zusammen gestellt. Darin enthalten sind eine Aufgabenbeschreibung sowie was in bestimmten Situationen, z. B. während der Nachtwache, beim Essen, bei Wanderungen, bei Unwetter etc. zu beachten ist.

Prozesse
Wir haben möglichst alle Prozesse digitalisiert. Dabei organisieren wir alles über unseren Google-Account. Alle Dokumente können über Google-Drive mit den einzelnen Arbeitskreise geteilt werden. Über Google-Formulare organisieren wir die Online-Anmeldungen für die Kinder (siehe Online-Anmeldungen) sowie die Teamplanung, die Abfahrtsplanung und Eltern-Reflexion. So haben wir direkt alle Daten digital und können auch die Zuschusslisten nur noch ausdrucken.

Aufgaben einer Lagerleitung

Wir haben die komplette Organisation von unserem Zeltlager in einem Zeitstrahl gegliedert und mit den jeweils zu erledigenden Aufgaben verbunden.

Checkliste

Damit die Kinder im Zeltlager auch nichts vergessen, teilen wir jedes Jahr eine Checkliste aus.

Finanzen

Für die Finanzplanung und Zeltlager-Abrechnung haben wir uns ein Excel-Sheet erstellt. Alle Einnahmen und Ausgaben werden hier in Kategorien erfasst. So hat man einen genauen Überblick über die finanzielle Situation und kann auch auf Basis von den letzten Jahren planen. Eine Anleitung und Vorlage mit beispielhafter Kalkulation für 120 Personen findet ihr angefügt.

Küchenordner

Wir haben uns einen eigenen Küchenordner mit den bewährten Rezepten aus den letzten Jahren zusammen gestellt. Außerdem findet ihr dort eine Mengenkalkulation sowie eine beispielhafte Tagesplanung mit Einkaufstabelle. Zum Thema Hygiene im Zeltlager haben wir eine Arbeitshilfe des LJR-BW beigefügt.
An unserem Vorwochenende 2017 haben wir das Konzept „Das perfekte Dinner“ umgesetzt.

Lagerzeitung

Die letzten Jahre haben wir immer eine Lagerzeitung passend zu unserem Motto erstellt und den Kindern nach dem Zeltlager zur Erinnerung übergeben. Beispiele dazu findet ihr hier.

Online-Anmeldung

Eine große Erleichterung im Anmeldeprozess war für uns die Einführung der Online-Anmeldung. So müssen nun keine Anmeldungen mehr per Hand abgetippt werden. Die Anmeldung bzw. der Vertrag ist auch ohne Unterschrift gültig, da hier eine Übereinkunft von zwei Willenserklärungen zustande kommt.

Öffentlichkeitsarbeit in der Jugendarbeit

Tue Gutes und sprich darüber! Öffentlichkeitsarbeit ist ein zentraler Punkt in der Jugendarbeit. Wir haben die Entwicklung und wichtige Punkte unserer Jugendarbeit in den letzten Jahren zusammengefasst.

Profilbilder & Best Practices

Damit auch neue Gruppenleiter und Teammitglieder wissen, was ihre Aufgaben im Zeltlager sind, haben wir Profilbilder & Best Practices zusammen gestellt. Darin enthalten sind eine Aufgabenbeschreibung sowie was in bestimmten Situationen, z. B. während der Nachtwache, beim Essen, bei Wanderungen, bei Unwetter etc. zu beachten ist.

Reflexion

Mit der Arbeitsvorlage zur Reflexion könnt ihr etwas Struktur in die abschließende Reflexion des Zeltlagers bringen.

Spieleverzeichnis

Unser Zeltlager-Motto wird immer so umgesetzt, dass zuerst die Spiele und Aktionen an den einzelnen Tagen festgelegt werden und dann das Motto daran angepasst wird. Jeder Tag erhält eine eigene „Überschrift“ zum Thema. Dies wurde dann in die Spiele mit eingearbeitet. In dem Spieleverzeichnis haben wir ein paar Spiele und Rote Faden zusammen gefasst.

Überfällerbrief

Als ein sehr erfolgreiches Konzept zur Prävention von Fehlverhalten und zur Klarstellung und Offenlegung der geltenden Regeln bei Überfällen wird vor dem Start des Zeltlagers der sogenannte Überfällerbrief verbreitet. Dieser ist zum einen als eine Art Einladung, das Zeltlager überfallen zu kommen, formuliert. Auf der anderen Seite werden die zu befolgenden Regeln unmissverständlich klar gemacht.

Versicherungsschutz im Ehrenamt

Alle ehrenamtlich Tätigen in der Jugendarbeit des Bistums Mainz genießen in Ausübung ihrer Tätigkeit nach einen Versicherungsschutz.

Zelt- & Materialverleih

Da unser Material nur während den letzten drei Wochen der Sommerferien im Einsatz ist, bieten wir die restliche Zeit unser Zeltlager-Material für diverse Feste und Veranstaltungen zum Verleih an. Bei jedem Verleih sind allerdings viele Aspekte zu beachten, welche wir über einen Leihvertrag und unsere Entleihbedingungen abdecken.

Zeltaufbau und -pflege

Zur Pflege des Materials haben wir eine Anleitung und Hinweise zur Zeltaufbau und -pflege erstellt.

Zeltplatzverzeichnis

Hier findet Ihr eine Liste mit Zeltplätzen im Umkreis Aschaffenburg, Würzburg und Frankenland:

Zeltlager haben ihren eigenen Reiz

Zelten, gemeinsam am Lagerfeuer sitzen, Abenteuer erleben. Freizeiten und ihre Rituale haben in der Jugendarbeit einen hohen Stellenwert. Hiermit beschäftigt sich die Ausgabe des Magazins „Uwe – Unser Weg“ des BDKJ im Bistum Mainz.

Der Jugendleiter-Blog

Der Jugendleiter-Blog bietet Aktiven in der Jugendarbeit viele Spiele und Ideen für die Gestaltung von Gruppenstunden, Ferienlager und anderen Aktivitäten. Auch wir schauen hier ab und zu vorbei und haben euch einige Links rausgesucht: